Férias é bom demais né!!! Já refletiu que você como um bom líder ou gestor poderia contribuir (e muito) com um planejamento da sua área antes de sair e deixar minimamente estruturado? É um booom exercício de empatia, afinal, pode facilitar a vida de quem fica e no final, você diminui o risco de ser perturbado durante seu descanso!
É óbvio que imprevistos acontecem enquanto você (ou o colaborador da equipe) não estiver, mas tentar minimizar é um dos seus papéis como gestor.
Há empresas que as equipes tendem a ser mais autônomas, com maior poder de decisão e execução de atividades, com um compartilhamento de informações maior. Neste caso, "passagem de atividades" tende a ser um pouco mais suave, mas não é uma realidade em todas as corporações. Há ainda uma grande quantidade de atividades destinadas a pessoas específicas, processos específicos, etc etc etc. Então, adaptar a necessidade do nível de planejamento, entender hierarquias e preparação depende da sua análise.
Se é você que sairá de férias...
1) Indicar responsáveis
O ideal é que você possa nomear pessoas para responder no seu lugar.
Se possível, planejar para que suas férias não sejam no mesmo período de alguma outra pessoa chave também. Imagina as pessoas da empresa, clientes, perderam totalmente a referência a quem buscar solução, informação...
Há empresas que permitem um job rotation entre áreas quando um gestor sai de férias. Ou seja, o gestor de uma outra área assume a sua. É uma bela forma de poder "estar no papel do outro", aprender e ter mais empatia.
Outras empresas permitem que o potencial sucessor possa responder pela área neste período.
Em outros modelos, pode indicar quem é o direto responsável pela frente.
Enfim, verifique qual a melhor opção que você tem, mas ficar sem uma referência, deixar seus clientes (internos e externos) sem um contato é muito ruim.
Mensagem automática no e-mail com datas de saída e volta e contatos dos responsáveis, pode ser bem útil. Vale deixar um lembrete para si mesmo no final do dia da sua saída para colocar a mensagem automática. Às vezes o dia da saída é tão corrido que corremos o risco de esquecer.
Importante! Se você tem processos de aprovação seja por sistema ou alguma outra forma (pagamentos, aprovações de fluxos, etc) verifique quem fará este papel durante a sua ausência. Pode ser que na sua empresa esta delegação seja fácil, mas há outras que não e inclusive, será necessário acionar diversas áreas para transferir temporariamente. Vale se prevenir!
2) Passagem de conhecimento
Tem alguma atividade que só você exerce? Qual o impacto? Poderá ficar sem executar durante as suas férias? Se precisa de execução, quem o fará? Lembre-se que se a atividade é específica e necessitar treinamento de uma outra pessoa, será necessária antecedência. Há rotinas que podem ser mensais, então, no mínimo um mês antes ;)
Um ponto a ser considerado é que o conhecimento deve ser sempre compartilhado, portanto, este processo deveria ser constante. Vale uma reflexão se você deveria estar conduzindo a atividade sozinha(o), dado que você é um gestora(r). Empresas que por exemplo, trabalham pareadas ou possuem um processo estruturado de transmissão de conhecimento certamente terão menos questões.
Ah, e vale uma auto análise se não está segurando informações para se sentir imprescindível.
Outro ponto no papel de gestor é o planejamento das férias da SUA equipe. Há alguns motivos para isto!
1) Respeito ao Ser Humano
É melhor para seu colaborador ter as férias planejadas (e respeitadas!), afinal ele pode se planejar em datas, financeiramente, com a família ou amigos!!! Interromper as férias de um colaborador é algo impensável. Pergunte-se trocentas vezes se realmente é necessário antes de interromper o descanso dele(a). Lembre-se, você estará interrompendo o descanso de um Ser Humano e eventualmente de pessoas que estão junto! Eu costumava desligar o meu celular corporativo!
2) Planejamento e não deixar atividades sem execução
O planejamento de backup entre colaboradores ao longo das férias para atividades em geral certamente não acontecerá de um dia para outro. Então, passagem de conhecimento, definição de quem fará o que é fundamental. Verifique também, se é possível deixar atividades sem executar, se pode distribuir as rotinas para um número maior de pessoas para somente uma pessoa não ficar sobrecarregada.
Por muitas vezes reuni a equipe colocando o ponto que um colaborador sairia de férias em xx meses e eles se encarregaram de dividir entre eles as atividades, assim como a passagem de conhecimento até a saída do colaborador. Depois, organizavam e me informavam como ficou a divisão e o plano de datas de passagem de conhecimento.
3) Orçamento
Há um custo financeiro de pagamento de férias, portanto, principalmente para a equipe que cuida de gestão financeira é importante o planejamento com antecedência. Há empresas que planejam a saída no ano anterior. Além disso, imagino que você não vai querer enfrentar eventualidades com questões trabalhistas, correto?
Se possível neste planejamento do ano, tentávamos dentro do possível, realizar a saída de um colaborador por vez para não sobrecarregar a equipe que fica.
4) Se necessário, documente
Indicar por e-mail, local na rede de compartilhamento de informações, os pontos importantes das atividades, datas, contatos, etc. Na verdade, se isto for rotina da equipe, pouco trabalho será necessário para criar uma "central de informações da área". Ela é importante, pois a equipe pode acessar para tirar dúvidas, lembrar de atividades enquanto alguém estiver de férias. Obviamente não precisa ser um documento extenso, mas com informações essenciais.
5) Reflexão e empatia
Se possível, ajude o colaborador que irá sair de férias refletir "Se o seu colega acessar tal lugar, encontrará facilmente as diretrizes?" "Se tal atividade deixar de ser executada, o que pode acontecer? Seu backup saberá atuar?" "A pessoa que ficará como backup da atividade saberá executar sozinho a atividade?".
E lembre-se!
1) Se mesmo com a preparação, algo não fluiu da maneira como deveria, entenda que é um aprendizado para todos. Respire e vá em frente! Seu papel é apoiar quem está lá "apagando o incêndio" e resolver a questão.
2) Nada de "férias de gaveta"; é direto, é lei!!! Aliás, existe regulamentação para isto! Vale você se aprofundar e ter conhecimento a respeito: quantidade de dias, pagamento, entre outros detalhes. Se você tiver uma business partner na área de Pessoas (ou RH) sem dúvidas esta pessoa pode te ajudar!
3) Usufrua das suas férias!!! Saber respeitar o teu próprio período de descanso é respeitar a si mesmo, é poder recarregar as baterias para estar presente em todos os outros momentos do ano.
4) Desligue celular, e-mails e tudo mais! Se você está acessando mensagens ao longo de suas férias, se as pessoas estão de fato precisando te acessar, algo está errado! Ou você não está dando autonomia para a sua equipe, ou está mal planejada a sua saída... ou tem algo de errado com você de não se permitir descansar! Claro, existem momentos de emergência e neste caso, o bom senso prevalece, mas férias são férias. Que você se permita a usufruir isto!
Este último ponto tem tuuudo a ver com autoconhecimento, se permitir, curtir, descansar! E falando em autoconhecimento, como dito no início, é um bom exercício de empatia, de pensar e sentir no lugar do outro ao se planejar para sair. E isto, é possível criando espaço para considerar o outro.
Fonte Imagem: Freepik
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